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Governança Cadastral

Governança dos Processos do Cadastro
Após o saneamento do cadastro, o uso da base de dados precisa ser mantido em conformidade com o SPED ao longo das operações mercantis, pois a situação cadastral dos registros de Clientes e Fornecedores pode mudar nas 24hs seguintes à cada consulta realizada na Receita Federal ou Sintegra Estadual.
Ou seja, um cenário inicial de menor risco pode mudar no dia seguinte, logo, é necessário adotar procedimentos que permitam validar os dados dos registros regularmente, visando garantir que:
1. Novos registros sejam inseridos no sistema sempre com dados oficiais e situação cadastral apta;
2. Registros inativos, antigos ou bloqueados sejam consultados antes de sua reativação, e que;
3. Registros existentes reflitam a real situação cadastral no momento de seu uso em uma operação mercantil.
A Governança dos processos do Cadastro exige uma validação dinâmica dos dados de Clientes e Fornecedores no momento de seu uso, cuja frequência depende da janela de risco que o contribuinte admite em seu negócio.
  • Risco ZERO: consultar diariamente todos os registros ativos do cadastro, o que pode ser inviável técnica ou financeiramente.
  • Risco Mínimo: consultar a situação cadastral apenas dos registros usados nas transações do dia (pedidos aprovados dentro de 24hs). Depende do volume diário de transações (NFe emitidas, pedidos de compra, de venda, etc).
  • Risco Moderado-1: consultar a situação cadastral apenas partir de um determinado valor da transação pouco antes da emissão da NFe.
  • Risco Moderado-2: consultar a situação cadastral de lotes de registros ativos periodicamente (semanal ou mensalmente). Aqui já se assume algum risco fiscal.
  • Risco Alto: quando o negócio não admitir qualquer janela de verificação superior à 24hs, com clientes e fornecedores eventuais, ou de risco, ou cujos registros no cadastro sejam muito antigos.

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FONTE: KeyConsultas

ADAPTAÇÃO: ITask Brasil